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Glosario / Guía para elegir e implementar

Archivado de datos

El archivado de datos es el traslado planificado de registros inactivos —contactos dormidos, oportunidades perdidas, historial de campañas caducado— fuera del CRM de producción hacia una retención a largo plazo, donde siguen siendo recuperables pero no ensucian los flujos activos.

Se diferencia del borrado, que destruye el registro, y del almacenamiento por niveles, que es una mecánica de coste y no una política.

El archivado conecta el rendimiento del CRM, la higiene del correo y las obligaciones de supresión de datos como el derecho de supresión del RGPD.

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Ejemplo práctico

Ejemplo: un equipo con 900.000 contactos, de los cuales 400.000 llevan tres años sin actividad, archiva ese segmento en un almacén aparte, mantiene una vía de reactivación y puede localizar y borrar los datos de una persona a petición sin tocar los registros activos.

Qué evaluar antes de invertir

  • ¿Se pueden restaurar registros archivados, individualmente o por segmentos, al CRM cuando un contacto dormido reacciona?
  • ¿El archivo permite búsquedas dirigidas y supresión de los datos de una persona concreta para responder solicitudes de privacidad?
  • ¿Es configurable la duración de retención por tipo de registro, dado que contactos, oportunidades y consentimientos pueden tener reglas distintas?

Limitaciones y decisiones

Los datos archivados siguen generando obligaciones de privacidad y coste de almacenamiento, y archivar en exceso puede quitar contexto que la puntuación o los informes necesitan.

Define periodos de retención y procedimientos de supresión antes de mover nada.

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