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¿Sobre qué tipo de objeto construir tu flujo de trabajo? Decide antes de crearlo
Aprende a elegir el tipo de objeto correcto para tu flujo de trabajo emparejando el registro que posee el evento disparador con las acciones, las reglas de inscripción y los límites de suscripción aplicables.
Cada flujo de trabajo que construyes en una plataforma CRM como HubSpot funciona sobre un tipo de registro.
El flujo inscribe contactos, empresas, negocios, tickets u otro objeto, y cada acción interna opera sobre ese mismo registro.
Si eliges el tipo de objeto equivocado, terminas con una automatización que no puede alcanzar los datos que necesitas, o con un flujo que debes reconstruir desde cero.
Esa última parte no es una táctica de miedo.
HubSpot documenta que, una vez que defines el tipo de registro de un flujo de trabajo, el tipo de flujo no se puede cambiar (Base de conocimiento de HubSpot).
Por eso, la decisión sobre el objeto merece unos minutos de reflexión antes de hacer clic en crear.
Qué controla realmente el tipo de objeto de un flujo de trabajo
El tipo de objeto determina qué registros pueden inscribirse y qué propiedades y asociaciones pueden leer y escribir las acciones del flujo.
Un flujo basado en contactos puede actualizar propiedades de contactos y actuar sobre los datos asociados a los contactos.
Un flujo basado en negocios puede crear tareas según la etapa del negocio.
También puede notificar a los usuarios cuando un negocio avanza (Tipos de objeto de flujos de trabajo).
También restringe la inscripción.
Si inscribes registros manualmente desde una lista, solo puedes seleccionar una lista del mismo tipo que el flujo.
Un flujo basado en contactos no puede tomar registros de una lista de empresas o de negocios (HubSpot sobre inscripción manual).
Hay un matiz que vale la pena conocer.
Al crear un flujo desde cero, no siempre eliges primero el objeto.
Si empiezas seleccionando un disparador de inscripción que aplica a un solo tipo de objeto, el tipo de objeto se define automáticamente.
Un disparador de envío de formulario, por ejemplo, configura el flujo como basado en contactos.
Si el disparador aplica a varios tipos de objetos, el sistema te pedirá elegir (HubSpot sobre crear flujos desde cero).
En cualquier caso, el tipo queda bloqueado una vez que defines los disparadores de inscripción.
Parte del registro que cambia, no del registro que te interesa
La pregunta más confiable es: ¿qué registro experimenta el evento que debería iniciar esta automatización?
El evento, no el resultado, decide el objeto.
Si el disparador es un envío de formulario, una visita a una página o una interacción con un correo, esa actividad pertenece a un contacto.
Si el disparador es un negocio que pasa a una nueva etapa, el negocio es el registro que cambió.
Si el disparador es una empresa que entra en tu lista de cuentas objetivo, un flujo basado en empresas es el adecuado.
Los ejemplos de HubSpot siguen este patrón: los flujos de contactos gestionan solicitudes de cotización y flujos de nutrición (Base de conocimiento de HubSpot).
Los flujos de negocios gestionan tareas y notificaciones por etapa, mientras que los flujos de empresas gestionan señales de cuentas objetivo.
Un error común es construir un flujo de contactos porque el equipo piensa en términos de personas, cuando el evento real ocurre en un negocio.
Si tu automatización debe activarse cuando una oportunidad avanza, un flujo basado en negocios será más simple.
También será menos frágil que inferir el estado del negocio a partir de propiedades del contacto.
Empareja el objeto con la acción que necesitas ejecutar
Después del disparador, revisa el resultado.
¿Qué debe hacer el flujo y sobre qué registro vive esa acción?
- ¿Actualizar propiedades o etapas del ciclo de vida de personas? Basado en contactos.
- ¿Crear tareas o notificaciones ligadas al movimiento del pipeline? Basado en negocios.
- ¿Enrutamiento a nivel de cuenta, señales de intención o completar datos firmográficos? Basado en empresas.
- ¿Seguimiento de documentos de precios, como un correo cuando se ve o se firma una cotización? Basado en cotizaciones, según los casos de uso documentados por HubSpot (Base de conocimiento de HubSpot).
- ¿Coordinación interna, como alertar a un canal cuando se publica contenido? Tipos de objeto como publicaciones sociales o campañas admiten estos flujos operativos (Base de conocimiento de HubSpot).
Si el registro del disparador y el registro de la acción son distintos, a menudo puedes cerrar la brecha con asociaciones.
Un flujo basado en contactos puede crear un negocio, por ejemplo.
Pero cerrar la brecha añade piezas móviles.
Cuando el evento y la acción viven naturalmente en el mismo objeto, construye ahí.
Verifica la disponibilidad según tu suscripción antes de decidir
No todos los tipos de objeto están disponibles en todos los planes.
HubSpot lista contactos, empresas, negocios, tareas, reuniones y correos uno a uno como disponibles de forma general (Base de conocimiento de HubSpot).
Los objetos personalizados requieren Enterprise, mientras que campañas, publicaciones sociales, leads, tickets y envíos de retroalimentación requieren hubs específicos.
Si tu plan no incluye el tipo de objeto que quieres, la decisión ya está tomada, y es mejor descubrirlo durante la planificación que a mitad de la construcción.
Los permisos también importan.
Crear y editar flujos de trabajo requiere permisos de Super Admin o de Workflows (Base de conocimiento de HubSpot).
Inscribir registros manualmente tiene sus propios requisitos de permisos (HubSpot sobre inscripción manual).
Confirma que la persona que construye el flujo realmente pueda inscribir y probar registros.
Objetos personalizados: potentes, pero solo cuando los datos lo exigen
Los flujos de objetos personalizados, disponibles en Enterprise, sirven para entidades que los objetos estándar no representan bien (Base de conocimiento de HubSpot).
Ejemplos incluyen equipos, propiedades inmobiliarias, cursos o contratos con su propio ciclo de vida.
La prueba es simple: si el registro tiene sus propias etapas, sus propias propiedades y su propia línea de tiempo de eventos, merece su propio objeto y sus propios flujos.
Si solo estás agregando campos extra a algo que en realidad es un contacto o un negocio, un objeto estándar con propiedades personalizadas suele ser más fácil de mantener.
El costo de cambio es real.
Los objetos personalizados añaden trabajo de modelado de datos, y cada integración y reporte debe entenderlos.
Los equipos suelen subestimar ese costo de mantenimiento.
Empieza con objetos estándar, salvo que la entidad realmente se comporte de forma distinta a contactos, empresas o negocios.
Una secuencia de decisión corta que puedes reutilizar
- Nombra el evento. Escribe el hecho específico que ocurre, como un envío de formulario, un cambio de etapa o la vista de una cotización.
- Identifica el registro al que pertenece ese evento. Ese suele ser tu tipo de objeto.
- Revisa las acciones. Confirma que el flujo puede leer y actualizar lo que necesita en ese objeto, o alcanzarlo mediante asociaciones.
- Confirma disponibilidad y permisos. Verifica que el tipo de objeto esté en tu suscripción y que quienes construyen tengan el acceso correcto (Base de conocimiento de HubSpot).
- Revisa el comportamiento de inscripción. Decide si los registros se inscriben de forma automática, manual o ambas, y revisa las reglas de reinscripción si los registros pueden pasar más de una vez (HubSpot sobre inscripción manual).
Si no puedes nombrar el evento en una sola frase, el flujo no está listo para construirse.
Ese es un problema de alcance, no de objeto, y ninguna elección de objeto lo resolverá.
Patrones de falla comunes que debes evitar
- Recurrir a contactos por defecto. Los flujos basados en contactos son los más familiares, así que los equipos los eligen incluso cuando el evento vive en un negocio o una empresa. El resultado es una automatización que adivina el estado del pipeline en lugar de reaccionar a él.
- Dividir un proceso entre objetos que no coinciden. Si la mitad de tu lógica está en un flujo de contactos y la otra mitad en un flujo de negocios, los traspasos se vuelven puntos de falla invisibles. Elige el objeto donde el proceso realmente vive.
- Ignorar las restricciones de inscripción. La inscripción manual solo acepta listas del mismo tipo de objeto, y los registros previamente inscritos se omiten a menos que la reinscripción esté habilitada (HubSpot sobre inscripción manual). Planifica esto antes del lanzamiento, no después de una sorpresa el día del lanzamiento.
- Elegir un objeto que tu plan no admite. Los objetos personalizados y varios tipos especializados dependen de la suscripción (Base de conocimiento de HubSpot). Verifica primero.
Dónde encaja esto en tus decisiones de automatización más amplias
El tipo de objeto es la primera decisión estructural en el diseño de un flujo, pero no es la única.
Cuando ya sabes sobre qué registro construyes, las siguientes preguntas son cómo entran y salen los registros del flujo y qué deben evaluar las ramas.
Si estás evaluando si partir de una plantilla o construir desde cero, consulta Automation Flow Template or Build From Scratch? Decide Before You Start (en inglés).
Para elegir qué deben evaluar tus ramas, Branch on Email Engagement or Contact Data? Decide Before You Build (en inglés) recorre ese dilema.
Y si tu flujo escribirá datos en registros relacionados, Should a Workflow Update Associated Company Records? Decide Before You Publish (en inglés) cubre los riesgos.
Cuando el flujo debe entregar datos a un sistema externo, When Should an Automation Flow Trigger a Webhook? explica cuándo encaja un webhook.
La elección del objeto también moldea la medición.
Si el flujo mueve el pipeline, la atribución depende del tipo de registro. Which Attribution Report Type Answers Your Revenue Question? (en inglés) te ayuda a resolverlo.
En resumen
Elige el objeto que posee el evento disparador, verifica que admita tus acciones, confirma la disponibilidad según tu suscripción y planifica la inscripción antes de construir.
El tipo de objeto no se puede cambiar después de la configuración (Crear flujos desde cero).
Esos pocos minutos de planificación te protegen de una reconstrucción completa más adelante.
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