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Usar registros creados antes en el mismo flujo de trabajo
Aprende a referenciar en acciones posteriores un registro que tu flujo de trabajo acaba de crear, para que las tareas y notas lleven automáticamente los detalles correctos.
Cuando un flujo de trabajo crea un nuevo registro a mitad del proceso, las acciones siguientes suelen necesitar saber de él.
Una tarea para tu equipo de ventas debería mencionar el contacto que el flujo acaba de crear.
Una nota debería llevar propiedades de ese nuevo registro, no de la empresa con la que empezó el flujo.
HubSpot lo permite: en un flujo, puedes elegir el objeto creado como destino y usar sus propiedades en los campos de datos de la acción.
Este artículo explica cómo funciona, dónde aparece la opción y qué revisar antes de depender de ella.
Qué significa 'el objeto creado'
La documentación de HubSpot describe el patrón con claridad: puedes usar registros creados en un flujo de trabajo más adelante en el mismo flujo.
Su ejemplo es un flujo basado en empresas que crea un nuevo registro de contacto.
En el mismo flujo, puedes añadir acciones para fijar el estado de marketing y usar sus propiedades al crear una tarea o nota para tu equipo.
El registro recién creado se convierte en una fuente de datos para todo lo que le sigue en la secuencia.
La idea clave es la secuenciación.
El registro debe ser creado por una acción anterior en el mismo flujo antes de que una acción posterior pueda referenciarlo.
Si tu acción de tarea está antes de la acción de creación de registro, todavía no hay nada que referenciar.
Configurar primero una acción de creación de registro
Empieza en tu cuenta de HubSpot en Automatización y Flujos de trabajo.
Abre un flujo existente o crea uno nuevo.
Luego añade una acción Crear registro o Crear tarea para crear el nuevo registro dentro del flujo.
El tipo de acción que elijas determina con qué podrán trabajar los pasos posteriores.
Por ejemplo, un flujo basado en empresas podría crear un contacto para un nuevo interesado en una cuenta.
Una vez que ese contacto existe, las acciones posteriores pueden actuar sobre el contacto en lugar de sobre la empresa inscrita.
Esa distinción importa: sin seleccionar el objeto creado, tu siguiente acción seguiría apuntando al registro inscrito originalmente.
Seleccionar el objeto creado en acciones posteriores
Para actuar sobre el registro recién creado, haz clic en el menú desplegable de tipo de objeto en una acción posterior y selecciona El objeto creado.
HubSpot señala que esto puede no estar disponible en todas las acciones, así que verifica el desplegable en cada acción que planeas apuntar al nuevo registro.
Si la opción no aparece para una acción concreta, esa acción no puede reorientarse de esta manera.
Necesitarás otro enfoque, como construir el seguimiento alrededor del registro inscrito.
Esta selección cambia a quién afecta la acción.
Una tarea asignada después de seleccionar el objeto creado se adjunta al nuevo registro, no al inscrito.
Equivocarse aquí es uno de los errores más comunes en flujos encadenados, porque la acción se ejecuta y parece exitosa mientras adjunta el contexto al registro equivocado.
Usar propiedades del registro creado
Además de reorientar acciones, puedes insertar datos del nuevo registro en los campos de la acción.
Después de seleccionar tu acción, haz clic en el campo que quieres rellenar en el panel izquierdo.
En la sección Datos de la acción, haz clic en Crear registro.
En la sección El objeto creado, puedes seleccionar propiedades del registro recién creado.
En la práctica, la descripción de una tarea puede incluir el nombre, cargo u otra propiedad del nuevo contacto creada por la acción.
Una nota puede citar valores que el propio flujo generó, así tu equipo ve un contexto consistente sin abrir el registro.
HubSpot vincula este comportamiento a su sistema más amplio de variables de datos, que permite a las acciones extraer datos de múltiples fuentes, incluidos registros asociados.
Cómo encaja el registro creado en el panel de datos general
El objeto creado es una fuente de datos entre varias.
La documentación de variables de datos de HubSpot explica que el panel de datos puede insertar variables de varias fuentes de objetos.
Según la acción seleccionada, un correo de notificación puede extraer datos de un registro de contacto y de su negocio asociado.
Por defecto, las fuentes de datos adicionales se añaden a flujos de contactos, empresas, negocios y tickets; puedes incluir hasta 50 por flujo.
También puedes definir fuentes de datos personalizadas con filtros como la asociación al registro inscrito o valores de propiedades coincidentes.
Luego reduce los resultados a la coincidencia creada o actualizada más recientemente.
El registro creado por una acción anterior aparece junto a estas fuentes.
Revisa el panel de datos completo al construir el paso de seguimiento en lugar de asumir que solo hay una fuente disponible.
Una configuración de ejemplo, paso a paso
Aquí tienes una construcción ilustrativa usando solo mecánicas documentadas.
Supón que ejecutas un flujo basado en empresas para cuentas nuevas:
- El flujo inscribe una empresa y añade una acción Crear registro que crea un nuevo contacto para el interesado principal de la cuenta, estableciendo nombre, correo y estado de contacto.
- Añades una segunda acción, Crear tarea. En el desplegable de tipo de objeto seleccionas El objeto creado, de modo que la tarea se adjunta al nuevo contacto en lugar de a la empresa inscrita.
- En el campo de descripción de la tarea, abres Datos de la acción, haces clic en Crear registro e insertas el nombre y el cargo del nuevo contacto para que el vendedor vea a quién contactar.
- Guardas el flujo y lo pruebas con un registro de prueba antes de activarlo.
El resultado observable a verificar en las pruebas: la tarea aparece en el registro del nuevo contacto y la descripción muestra las propiedades que insertaste.
Si la tarea cae en la empresa, el desplegable de objeto no estaba configurado con el objeto creado.
Construir por etapas con acciones de marcador de posición
No tienes que terminar cada acción de una sola vez.
HubSpot permite guardar la mayoría de las acciones de flujo, como Crear tarea y Enviar correo, sin todos los detalles, como marcadores de posición.
Puedes añadir primero la acción de creación de registro y las acciones de seguimiento, y luego rellenar las variables de datos antes de activar el flujo.
Aplican dos restricciones.
Las acciones de marcador de posición solo pueden añadirse a flujos inactivos; no puedes añadir una mientras el flujo está activado.
Algunas acciones no son marcadores de posición: código personalizado, formato de datos, retrasos y acciones de apps conectadas deben configurarse totalmente antes de continuar.
Cuando estés listo, la opción Revisar en la parte superior derecha enumera las acciones incompletas que aún necesitan detalles antes de la activación.
Esta construcción por etapas es útil aquí específicamente porque las referencias al objeto creado dependen de que la acción de creación exista primero.
Puedes trazar el esqueleto, confirmar la secuencia y luego conectar las variables de datos con la imagen completa a la vista.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Referenciar el registro antes de que exista. Las acciones se ejecutan en orden. Si la acción de creación viene después de la tarea, el objeto creado aún no está disponible. Reordena para que la creación ocurra primero.
- Dejar el desplegable de objeto en el registro inscrito. La acción se ejecutará, pero apuntará a la empresa o contacto original. Revisa siempre el desplegable en cada acción de seguimiento.
- Asumir que toda acción admite el objeto creado. HubSpot indica que la opción puede no estar disponible en todas las acciones. Confírmalo acción por acción en lugar de asumir consistencia.
- Confundir el objeto creado con las fuentes de datos de registros asociados. Los registros asociados son registros existentes vinculados al inscrito. El objeto creado es un registro que hizo tu flujo. Resuelven problemas distintos.
- Activar el flujo con huecos de marcador de posición. Las acciones incompletas bloquean la activación, pero conviene revisar la secuencia deliberadamente, porque una acción correctamente rellenada pero apuntada al objeto equivocado no se marcará como incompleta.
Qué verificar antes de la activación
Como el comportamiento depende de tu suscripción, de los tipos de acción y de la configuración, trata lo siguiente como una lista de revisión, no como una garantía de resultados:
- Confirma que tu suscripción incluye las funciones de flujos de trabajo que estás usando; HubSpot señala que ciertas funciones requieren suscripciones adicionales.
- Recorre la secuencia en orden y confirma que la acción de creación precede a toda acción que referencie el objeto creado.
- Abre cada acción de seguimiento y confirma que el desplegable de objeto y las variables de datos apuntan donde pretendes.
- Prueba con un registro que puedas inspeccionar, comprobando que la tarea o nota cae en el registro creado con los valores de propiedad esperados.
- Confirma los permisos: se requieren permisos de Super Admin o de Flujos de trabajo para usar la herramienta de flujos.
Encadenar acciones alrededor de un registro que tu flujo acaba de crear elimina toda una clase de seguimiento manual.
Tu equipo recibe tareas y notas que ya nombran a la persona correcta y llevan los detalles correctos.
El flujo se mantiene autónomo en lugar de depender de que alguien cierre la brecha a mano.
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Fuentes: HubSpot Knowledge Base, HubSpot Knowledge Base, HubSpot Knowledge Base.
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