¿De qué fuentes de datos debe leer tu acción de flujo de trabajo?

Estás creando una acción de flujo de trabajo y el panel de datos ofrece más tipos de registros de los que esperabas.

¿Debería el correo leer del contacto inscrito, del negocio asociado o de una empresa emparejada por dominio?

Si eliges la fuente equivocada, tu notificación muestra un campo en blanco, tu rama evalúa el registro incorrecto y nadie lo nota hasta que un vendedor se queja.

Este artículo explica cómo funcionan las fuentes de datos en los flujos de trabajo de HubSpot y las cuatro formas de conectar una fuente al registro inscrito.

También cubre las comprobaciones que vale la pena hacer antes de confiar en cualquier fuente en automatizaciones en vivo.

Qué es una fuente de datos en un flujo de trabajo

En los flujos de trabajo de HubSpot, una fuente de datos es un conjunto de registros que el flujo puede leer cuando se ejecuta una acción.

El registro inscrito siempre está disponible.

Cualquier otro, como una empresa asociada o un negocio vinculado a un contacto, debe estar disponible como fuente de datos.

Solo entonces sus propiedades aparecerán en el panel de datos.

La documentación de HubSpot indica que, de forma predeterminada, se agregan fuentes de datos adicionales a los flujos basados en contactos, empresas, negocios y tickets.

Puedes agregar o editar fuentes mediante Editar datos disponibles, según la Base de conocimiento de HubSpot.

Puedes agregar hasta 50 fuentes de datos por flujo de trabajo Base de conocimiento de HubSpot.

Las propiedades de eventos personalizados también pueden usarse en las acciones compatibles con el panel de datos, y aparecen bajo el nombre del evento personalizado.

Sobre esto hay dos límites prácticos.

Necesitas permisos de Superadministrador o de Flujos de trabajo para usar la herramienta de flujos de trabajo Base de conocimiento de HubSpot.

Ciertas funciones pueden requerir créditos, puestos o suscripciones adicionales según tu plan.

Si falta una opción de fuente de datos, revisa los permisos y la disponibilidad de la suscripción antes de asumir que la función no existe.

Las cuatro formas de conectar una fuente de datos

Cuando agregas una fuente de datos, HubSpot te pide elegir una condición que vincule los nuevos registros con el registro inscrito.

La documentación describe cuatro opciones, y cada una responde a una pregunta distinta Base de conocimiento de HubSpot.

• Si está asociado al registro inscrito. Úsalo cuando los datos viven en registros directamente relacionados con el inscrito, como la empresa adjunta a un contacto. Si hay varios registros del mismo tipo asociados, puedes refinar por etiqueta de asociación.
• Si los valores de propiedad coinciden. Úsalo cuando no hay asociación directa pero sí un valor compartido, como emparejar la propiedad de dominio de una empresa con el dominio del contacto inscrito. HubSpot revisa todos los registros de tu CRM para encontrar la coincidencia.
• Si el valor de una propiedad es igual a. HubSpot generalmente recomienda esta opción cuando una propiedad personalizada almacena un identificador único, por ejemplo, seleccionar objetos personalizados donde un Listing ID sea igual a un valor específico.
• Es igual a. Selecciona registros con un valor de propiedad específico que tú ingresas, sin importar el registro inscrito.

Después de elegir la condición, seleccionas cómo el flujo reduce varias coincidencias a una Base de conocimiento de HubSpot.

Las opciones son actualizado más recientemente, creado más recientemente o creado primero.

Ese criterio de desempate importa más de lo que la mayoría de los creadores espera, porque decide en silencio qué registro usará realmente tu acción.

Emparejar el método de conexión con tu realidad de datos

La condición correcta depende de cómo se relacionan realmente tus registros, no de qué opción aparece primero.

Algunas situaciones ilustran las ventajas y desventajas.

Si tu CRM mantiene asociaciones limpias, la opción de registro asociado es la más predecible.

El vínculo es explícito, así que el flujo lee exactamente el registro que tu equipo adjuntó.

El riesgo aparece cuando un contacto tiene varias empresas asociadas y no hay etiqueta de asociación definida.

Entonces el flujo tiene varios candidatos, y el criterio de desempate elige uno.

Si tu equipo no usa etiquetas de asociación de forma consistente, considera ordenar eso antes de construir la automatización.

O acepta que la regla de actualizado-más-recientemente decida por ti.

El emparejamiento por propiedad es útil cuando faltan asociaciones pero existe un valor compartido.

El ejemplo de emparejamiento por dominio de la documentación es un patrón común.

La contrapartida es la calidad de los datos.

Si los dominios se guardan de forma inconsistente, con o sin subdominios o rutas finales, la coincidencia puede fallar o emparejar la empresa equivocada.

HubSpot revisa todos los registros del CRM para encontrar una coincidencia.

Por eso, una condición de emparejamiento poco definida también puede conectar con registros que no intentabas.

La opción de identificador único es la más precisa cuando aplica.

Si tienes una propiedad personalizada que contiene de forma confiable un ID único, emparejar por ella evita toda ambigüedad.

El requisito es justamente esa confiabilidad: el identificador debe estar poblado y ser único.

Si a veces está en blanco o duplicado, el flujo no encuentra nada o encuentra varios registros y vuelve a recurrir al criterio de desempate.

La opción simple de es-igual-a se comporta distinto de las otras tres: ignora las relaciones del registro inscrito y selecciona registros con un valor fijo.

Eso sirve para casos donde la acción siempre debe leer de un segmento específico, como objetos personalizados con un valor de propiedad particular.

Es una mala opción cuando los datos deben seguir a cada contacto inscrito individualmente.

Un ejemplo ilustrativo

Este es un montaje ilustrativo, no un resultado real de un cliente.

Supón que construyes un flujo basado en contactos que envía una notificación interna cuando un contacto alcanza una etapa de negocio.

Agregas una fuente de datos de tipo negocio con la condición si está asociado al contacto inscrito.

En el campo de la notificación, insertas el monto y la fecha de cierre del negocio desde la fuente de datos de negocios, y el nombre del contacto desde el registro inscrito.

Antes de activarlo, revisas dos cosas.

Primero, verifica si los contactos de este flujo pueden tener más de un negocio asociado.

Si es así, agrega una condición de filtro o acepta que el negocio actualizado más recientemente suministre los valores.

Segundo, verifica si la propiedad de monto está poblada cuando los contactos se inscriben.

Si los vendedores suelen dejarla en blanco, la notificación mostrará un valor vacío, así que considera un respaldo o un disparador posterior.

Ambas comprobaciones se hacen en tus propios datos, y ninguna puede resolverse solo desde el editor de flujos.

Elegir de qué fuente lee una acción específica

Agregar una fuente de datos no apunta automáticamente todos los campos hacia ella.

Después de agregar las fuentes, selecciona la fuente de cada campo mediante el menú desplegable Ver propiedades o salida de acción en el panel de inserción de datos.

Luego expande el tipo de datos y haz clic en la propiedad que quieres Base de conocimiento de HubSpot.

La propiedad se inserta en el campo.

Esta selección por campo es donde suelen colarse las fuentes confundidas.

Una notificación construida con prisa puede tomar el nombre de la empresa del contacto inscrito mientras toma el número de teléfono de la empresa emparejada.

El resultado es un mensaje donde la mitad de los detalles describen un registro y la otra mitad otro.

Un hábito útil es abrir cada acción terminada y confirmar que la fuente mostrada en el menú desplegable coincide con el registro que intentabas para cada propiedad insertada.

Puedes revisar o eliminar fuentes de datos existentes desde el panel Editar datos disponibles Base de conocimiento de HubSpot.

Usa el ícono de ojo para ver detalles y el ícono de eliminar para quitar una fuente.

La fuente documenta revisar y eliminar fuentes de datos desde este panel.

Lo que ocurre con las acciones que aún hacen referencia a una fuente eliminada no está documentado ahí.

Verifica las acciones afectadas en tu propia cuenta después de cualquier eliminación.

Comprobaciones antes de activar una fuente de datos

Una fuente de datos determina qué leen tus acciones en tiempo de ejecución.

Una revisión breve de la configuración puede revelar varios problemas específicos antes de que pasen contactos:

• ¿La condición de conexión refleja cómo se relacionan realmente tus registros, o depende de una propiedad que a veces está en blanco?
• Si varios registros pueden coincidir, ¿elegiste el criterio de desempate deliberadamente, y sabes qué registro elegirá en un caso típico?
• Para cada propiedad insertada, ¿la fuente de datos seleccionada en el menú desplegable coincide con el registro que querías?
• ¿Los registros inscritos realmente tienen la asociación, el valor de emparejamiento o el identificador del que depende la condición al momento de la inscripción?

Estas comprobaciones revelan discrepancias de configuración visibles en la configuración y en registros de muestra.

No detectan todos los errores de lógica, y no pueden decirte cómo se comporta el flujo con registros que llegan en estados inusuales.

Probar con un conjunto pequeño de registros reales, o revisar las primeras inscripciones después del lanzamiento, sigue siendo recomendable.

Cuando una fuente de datos no es la solución correcta

A veces el impulso de agregar otra fuente de datos señala un problema de datos en su lugar.

Si agregas una fuente por emparejamiento de propiedades porque las asociaciones no son confiables, la solución de fondo puede ser mejorar la higiene de asociaciones.

Eso es preferible a sortear el problema.

Si agregas una fuente para compensar una propiedad que vive en el objeto equivocado, mover la propiedad puede servir mejor a todos los flujos futuros.

Una fuente de datos es la herramienta correcta cuando los datos realmente viven en un registro relacionado o emparejado y la relación es estable.

Cuando la relación misma es la parte poco confiable, corregir la relación primero puede ser preferible a mantener un parche.

Valora eso frente a tu propio esfuerzo de mantenimiento.

Decidir con confianza

La decisión se reduce a tres preguntas.

¿Dónde viven los datos hoy?

¿Qué tan confiablemente se mantiene el vínculo entre el registro inscrito y esos datos?

¿Y qué registro único debe leer la acción cuando más de uno califica?

Respóndelas desde tu propio CRM, elige la condición de conexión que coincida con la relación real y verifica el menú desplegable de fuente en cada campo que llenes.

Si todavía estás decidiendo sobre qué objeto construir tu flujo, esa elección determina qué fuentes de datos estarán disponibles desde el principio.

La guía sobre cómo elegir el tipo de objeto de un flujo de trabajo cubre esa decisión antes de que crees nada.

Una vez definido el objeto, elegir la acción de automatización adecuada por paso te ayuda a emparejar acciones con resultados.

También vale la pena considerar si las acciones de marcador de posición ayudan antes de configurar un flujo de trabajo cuando la configuración abarca varios pasos.

Para la entrega posterior, consulta cuándo un flujo de trabajo debe asignar un lead a un vendedor.

Las fuentes de datos son un panel de configuración pequeño con consecuencias grandes.

Todo lo que tu flujo dice, en lo que se ramifica o lo que pasa aguas abajo fluye a través de ellas.

Confirmar la condición de conexión y la selección de fuente por campo vale la pena.

Es la diferencia entre una automatización en la que tu equipo confía y una que envía en silencio los detalles equivocados.

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